Quanto custa um sistema sob medida: faixas e prazos

Resposta curta: no Brasil, um sistema sob medida simples costuma custar de algumas dezenas de milhares de reais, um sistema de gestão de porte médio passa de cem mil, e plataformas com muitas integrações e perfis de acesso chegam a várias centenas de milhares. O prazo vai de 2 a 3 meses (primeira versão enxuta) a 6 meses ou mais. Quem diz um número fechado sem entender o seu processo está chutando.

Aviso de honestidade. As faixas deste texto são estimativas de mercado, tipicamente usadas para conversas iniciais, e variam com o escopo. Não são uma tabela de preços da Wyber nem o resultado de uma pesquisa publicada. Servem para você saber a ordem de grandeza antes de pedir orçamentos.

O que você está pagando de fato

Você paga tempo de pessoas qualificadas para entender o seu processo, desenhar, construir, testar e colocar no ar. Quase todo o custo de um sistema sob medida é hora de trabalho: analista, designer, desenvolvedor, quem testa. Licença de ferramenta e servidor pesam pouco perto disso.

Por isso o preço acompanha o tamanho do escopo, não a "complexidade da tecnologia". Um sistema com 15 telas simples e um com 15 telas cheias de regra de negócio são coisas muito diferentes, mesmo com o mesmo número de telas.

Faixas típicas por porte

A tabela abaixo junta o que é comum ouvir no mercado brasileiro para times pequenos e médios. Faixas típicas, variam com escopo.

Porte	Exemplo	Faixa típica de investimento	Prazo típico
Ferramenta simples	Controle interno que troca uma planilha, 1 a 2 perfis de usuário, sem integração	R$ 20 mil a R$ 60 mil	1 a 2 meses
Primeira versão (MVP)	Sistema com o essencial de um processo, 3 a 4 perfis, uma integração	R$ 50 mil a R$ 120 mil	2 a 4 meses
Sistema de gestão médio	Cadastros, fluxo de trabalho, relatórios, permissões, 2 a 4 integrações	R$ 120 mil a R$ 300 mil	4 a 8 meses
Plataforma ampla	Vários módulos, portal do cliente, cobrança, integrações fiscais e bancárias	R$ 300 mil em diante	8 meses ou mais

Três leituras honestas dessa tabela:

As faixas são largas de propósito. Dois projetos "parecidos" podem cair em pontas opostas porque um tem regra fiscal e o outro não.
Prazo e custo não andam sozinhos. Dobrar a equipe não corta o prazo pela metade, porque parte do trabalho depende de decisões suas, de dados que só você tem e de validação de quem usa.
A primeira versão quase nunca é o sistema inteiro. O caminho mais seguro é construir o núcleo, colocar em uso e crescer com o que a operação real ensinar.

O que faz o preço subir

Estes são os fatores que mais mexem no orçamento. Se você souber responder a cada um antes de pedir proposta, a estimativa que receber será bem mais precisa.

Quantidade de perfis e permissões

Um sistema em que todo mundo vê tudo é barato. Quando o financeiro vê valores, o vendedor vê só os clientes dele e o gerente aprova exceções, cada regra vira tela, teste e manutenção.

Integrações

Ligar o sistema ao banco, ao emissor de nota fiscal, ao WhatsApp, ao ERP que você já usa ou ao site é onde mais se perde tempo, porque depende de sistemas de terceiros, com documentação irregular e mudanças que você não controla. Cada integração relevante costuma ser um item à parte no orçamento.

Regras de negócio

Comissão escalonada, cálculo de multa, desconto por contrato, prazos por tipo de cliente. Regra escrita em uma frase pode levar dias para virar código e teste. Quanto mais exceções, mais horas.

Migração de dados

Trazer dez anos de planilhas e cadastros duplicados para o sistema novo costuma ser mais trabalhoso do que parece. Dado sujo não migra sozinho: alguém precisa decidir o que vale a pena trazer.

Relatórios e painéis

Um relatório simples é barato. Um painel com filtros, comparativos e exportação para o formato que o seu contador pede é um mini-projeto. Vale perguntar, para cada indicador: quem usa e que decisão ele muda? (Falamos disso no guia de como decidir entre sob medida, SaaS ou ERP.)

Design e experiência de uso

Sistema interno também tem usuário, e usuário que odeia a ferramenta volta para a planilha. Tempo de design não é luxo, mas é ajustável ao porte do projeto.

Nível de exigência: segurança, auditoria e LGPD

Se o sistema guarda dado pessoal, precisa registrar quem acessou o quê, permitir excluir dados e ter cópias de segurança testadas. Isso é padrão, mas dá trabalho.

Custos que ficam depois da entrega

O orçamento de desenvolvimento é só uma parte da conta. Depois que o sistema entra no ar, existem:

Hospedagem e serviços: servidor, banco de dados, e-mail transacional, domínio, monitoramento. Para uma empresa pequena costuma ser algo entre poucas centenas e alguns milhares de reais por mês.
Manutenção e evolução: correções, atualizações de segurança e ajustes que a operação pede. Uma regra prática frequente é reservar, por ano, algo em torno de 15% a 20% do valor do desenvolvimento.
Suporte: quem atende quando algo trava numa segunda-feira de manhã.

Pergunte sempre à empresa que está orçando quanto custa mantê-lo e o que acontece se você quiser trocar de fornecedor. Esse é um dos pontos do checklist de como escolher uma software house.

Como o modelo de contratação muda o preço

Existem, em geral, dois jeitos de cobrar: escopo fechado (valor e entrega combinados) e banco de horas (você paga pelo tempo, com prioridades definidas ao longo do caminho). Escopo fechado dá previsibilidade, mas exige que o escopo esteja bem definido e costuma incluir uma margem para o risco de o fornecedor errar a estimativa. Banco de horas é flexível, mas exige que você acompanhe de perto. Comparamos os dois em escopo fechado ou banco de horas: qual contratar.

Como referência de mercado, o valor da hora de uma software house brasileira fica em uma faixa larga, algo como R$ 120 a R$ 250 por hora, dependendo do perfil e da senioridade.

Um exemplo de conta (ilustrativo, não é um cliente)

Imagine uma empresa com uma equipe de 8 pessoas que hoje controla pedidos, entregas e cobranças em três planilhas. Ela quer um sistema com cadastro de clientes, pedidos, status de entrega, cobrança e um relatório mensal. Sem integração fiscal na primeira fase.

Um discovery de 1 a 2 semanas define o escopo e as telas.
A primeira versão cobre pedidos, entregas e cobrança, com uma integração de pagamento.
O que fica para a segunda fase: relatórios avançados e portal do cliente.

Isso cai na faixa de primeira versão (MVP) da tabela, e o prazo esperado é de 2 a 4 meses, com entregas quinzenais. É um exemplo montado para ilustrar o raciocínio. Não descreve nenhum cliente real nem promete o valor.

Como não estourar o orçamento

Comece por um discovery. Poucas semanas de investigação para definir o que entra e o que fica de fora reduzem o risco de retrabalho. Explicamos o processo em discovery: o que é e por que vale fazer antes de codar.
Corte o escopo, não a qualidade. Melhor um sistema que faz três coisas bem do que dez pela metade.
Priorize por dor. Comece pelo processo que mais custa dinheiro ou tempo hoje.
Tenha um responsável do seu lado. Projeto atrasa quando ninguém decide. Uma pessoa com poder de dizer "sim" ou "não" em dois dias é a melhor economia possível.
Peça entregas curtas. Ver o sistema funcionando a cada duas semanas evita a surpresa de descobrir no fim que não era isso.
Peça o custo dos três primeiros anos, não só o do desenvolvimento.

Perguntas frequentes

Por que ninguém me passa um preço fechado logo na primeira conversa?

Porque o preço depende do escopo, e o escopo só aparece depois que alguém entende o seu processo. Quem passa valor sem perguntar nada está estimando às cegas e vai ajustar depois, geralmente para cima.

Sistema sob medida sempre sai mais caro que um sistema pronto?

No começo, quase sempre. Ao longo de alguns anos, depende do número de usuários, das adaptações que o sistema pronto exige e do quanto o seu processo é diferente do padrão. Fazemos essa conta com números no texto sobre sob medida, SaaS ou ERP.

Dá para começar com um valor menor e crescer?

Sim, e é o que recomendamos. A primeira versão cobre o núcleo do processo e cresce conforme o uso mostra o que faz falta.

O código e o sistema ficam comigo?

Deve ficar combinado por contrato, por escrito, antes de começar. Se a resposta for evasiva, é um sinal de alerta.

Preciso de um orçamento detalhado antes de assinar?

Você precisa, no mínimo, de escopo escrito, o que está incluído e o que não está, forma de cobrança e como as mudanças de escopo serão tratadas.

Próximo passo

Se você já tem um processo em mente, conte o que ele faz hoje e onde trava. A partir dessa conversa a gente diz se vale um sistema sob medida, qual seria a primeira versão e uma faixa de investimento coerente com o seu caso.

Conte o que você precisa